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  • Impressão sustentável: 8 estratégias para reduzir desperdícios e tornar sua empresa mais eficiente

    Impressão sustentável: 8 estratégias para reduzir desperdícios e tornar sua empresa mais eficiente

    SUSTENTABILIDADE | TECNOLOGIA | OUTSOURCING DE IMPRESSÃO

    ORIM INFORMÁTICA

    Reduzir o consumo de papel, toner e energia não significa abandonar as impressoras. Descubra como a tecnologia e a gestão inteligente podem transformar a impressão corporativa.

    Você sabia? Muitas empresas ainda administram suas impressoras sem acompanhar adequadamente volumes de impressão, utilização dos equipamentos e consumo de suprimentos. Isso pode gerar desperdícios que passam despercebidos durante meses.

    A sustentabilidade deixou de ser apenas uma preocupação ambiental e passou a integrar as decisões estratégicas de muitas organizações.

    Empresas procuram reduzir desperdícios, utilizar recursos de maneira mais eficiente e adotar práticas que conciliem produtividade e responsabilidade ambiental.

    Nesse cenário, existe uma área que merece atenção: o ambiente de impressão corporativa.

    Embora a transformação digital tenha reduzido a necessidade de alguns documentos físicos, impressoras e multifuncionais continuam importantes para diferentes atividades empresariais.

    A questão não é simplesmente deixar de imprimir, mas compreender quando, como e por que imprimir.

    1. Conheça o volume real de impressão da sua empresa

    O primeiro passo para reduzir desperdícios é compreender como os equipamentos são utilizados.

    Quantas páginas são impressas mensalmente? Quais departamentos apresentam maior demanda? Qual é a proporção entre impressões coloridas e monocromáticas?

    Sem essas informações, torna-se difícil estabelecer políticas eficientes.

    O monitoramento do ambiente pode ajudar a identificar padrões de consumo e oportunidades de melhoria.

    2. Utilize impressão frente e verso sempre que possível

    Uma medida simples é configurar a impressão frente e verso como padrão nos equipamentos compatíveis.

    Em documentos adequados a esse formato, a utilização dos dois lados da folha pode reduzir significativamente o consumo de papel.

    Entretanto, é importante considerar as exigências de cada documento, especialmente quando existem regras específicas de apresentação ou arquivamento.

    3. Evite impressões desnecessárias

    Nem todo documento precisa ser impresso.

    Relatórios de acompanhamento, versões preliminares, comunicados internos e determinados materiais de consulta podem ser compartilhados digitalmente, quando isso for compatível com os processos da organização.

    Uma política de impressão consciente pode orientar os colaboradores sobre situações em que o papel é realmente necessário.

    Imprimir de maneira responsável não significa comprometer a produtividade, mas eliminar desperdícios evitáveis.

    4. Dimensione corretamente os equipamentos

    Uma impressora utilizada acima de sua capacidade recomendada pode apresentar maior desgaste e exigir intervenções frequentes.

    Por outro lado, equipamentos superdimensionados podem representar investimentos desnecessários.

    O ideal é avaliar o volume mensal, a quantidade de usuários, a velocidade necessária e os recursos efetivamente utilizados.

    Essa análise permite planejar um parque de impressão mais adequado às características de cada departamento.

    5. Planeje o consumo de toner e suprimentos

    Uma gestão eficiente de suprimentos ajuda a evitar tanto a falta de toner quanto a manutenção de estoques excessivos.

    Também é importante observar as recomendações dos fabricantes sobre armazenamento, utilização e descarte de consumíveis.

    Quando disponíveis, programas de coleta e destinação adequada de cartuchos podem contribuir para uma gestão ambiental mais responsável.

    6. Considere o consumo de energia

    Equipamentos modernos podem oferecer recursos de economia de energia, como modos de repouso e desligamento programado.

    Essas funcionalidades devem ser configuradas de acordo com as necessidades da operação.

    O objetivo é equilibrar disponibilidade e eficiência energética, sem comprometer o atendimento aos usuários.

    7. Faça manutenção preventiva

    A manutenção preventiva contribui para preservar o funcionamento dos equipamentos e identificar problemas antes que provoquem interrupções mais significativas.

    Uma impressora bem administrada tende a oferecer maior previsibilidade operacional.

    Além disso, a avaliação periódica do parque ajuda a identificar equipamentos que precisam de ajustes, atualização ou substituição.

    8. Avalie o outsourcing de impressão

    O outsourcing de impressão permite que empresas considerem um modelo de gestão especializada para seus equipamentos e serviços de impressão.

    Dependendo da solução contratada, o serviço pode incluir:

    • Disponibilização de impressoras e multifuncionais;
    • Manutenção preventiva e corretiva;
    • Fornecimento planejado de suprimentos;
    • Suporte técnico especializado;
    • Acompanhamento do parque de impressão;
    • Análise de utilização dos equipamentos;
    • Planejamento de atualização tecnológica.

    Quando bem dimensionado, esse modelo pode ajudar a empresa a utilizar melhor seus recursos e identificar oportunidades de redução de desperdícios.

    Sustentabilidade também envolve gestão de custos

    Uma operação sustentável precisa considerar não apenas o impacto ambiental, mas também a utilização responsável dos recursos financeiros.

    Impressoras inadequadas, suprimentos mal administrados e equipamentos subutilizados podem representar custos evitáveis.

    Ao acompanhar o ambiente de impressão, a organização consegue tomar decisões com base em informações mais consistentes.

    Essa abordagem contribui para aproximar sustentabilidade, eficiência operacional e planejamento financeiro.

    Checklist: sua empresa imprime de maneira sustentável?

    Responda às perguntas:

    • A empresa conhece seu volume mensal de impressão?
    • Existe uma política para evitar impressões desnecessárias?
    • A impressão frente e verso é utilizada quando apropriado?
    • Os equipamentos estão corretamente dimensionados?
    • O consumo de toner é acompanhado?
    • Existem procedimentos para descarte de suprimentos?
    • Os recursos de economia de energia são utilizados?
    • A manutenção dos equipamentos é planejada?

    Se várias respostas forem negativas, pode existir uma oportunidade de tornar o ambiente de impressão mais eficiente.

    ORIM INFORMÁTICA: gestão inteligente para um ambiente de impressão mais eficiente

    A ORIM INFORMÁTICA atua no segmento de outsourcing de impressão, oferecendo soluções para empresas que desejam profissionalizar a administração de seus equipamentos.

    Uma estratégia de impressão eficiente começa pela compreensão das necessidades reais da organização.

    Ao avaliar equipamentos, utilização, manutenção e suprimentos, torna-se possível planejar uma infraestrutura mais organizada e adequada à operação.

    O outsourcing de impressão pode fazer parte dessa transformação, permitindo que a empresa concentre seus esforços nas atividades principais enquanto conta com serviços especializados para seu ambiente de impressão.

    Conclusão: imprimir melhor é mais importante do que simplesmente imprimir menos

    A sustentabilidade na impressão corporativa não depende de uma única tecnologia ou medida isolada.

    Ela resulta da combinação de planejamento, conscientização, equipamentos adequados e acompanhamento dos recursos utilizados.

    Pequenas mudanças podem representar melhorias importantes quando aplicadas continuamente.

    O futuro da impressão corporativa não está apenas na quantidade de páginas produzidas, mas na inteligência com que cada recurso é utilizado.

    SOLUÇÕES CORPORATIVAS

    ORIM INFORMÁTICA

    Outsourcing de Impressão

    Tecnologia, eficiência e gestão especializada para empresas que buscam utilizar melhor seus recursos de impressão.

    Conheça as soluções da ORIM INFORMÁTICA e descubra alternativas para organizar e modernizar seu parque de impressão.

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    Conteúdo patrocinado: matéria produzida em parceria comercial com a ORIM INFORMÁTICA.
  • 7 sinais de que sua empresa está gastando demais com impressão — e talvez nem perceba

    7 sinais de que sua empresa está gastando demais com impressão — e talvez nem perceba

    Quanto sua empresa realmente gasta para imprimir documentos todos os meses?

    A resposta parece simples, mas muitas organizações conhecem apenas uma parte desse valor. Papel e toner são os custos mais visíveis, porém manter um parque de impressão envolve equipamentos, manutenção, peças, suporte técnico, estoque de suprimentos e até o tempo dos colaboradores dedicado à solução de problemas.

    Por isso, uma empresa pode estar gastando mais do que deveria com impressão sem perceber.

    Identificar alguns sinais do dia a dia ajuda a descobrir quando o ambiente precisa ser revisto — e quando o outsourcing de impressão pode representar uma alternativa mais eficiente.

    1. Ninguém sabe exatamente quanto custa imprimir

    Esse é provavelmente o primeiro sinal de alerta.

    Se a empresa consegue informar quanto gasta comprando toner, mas não consegue calcular o custo total de sua operação de impressão, existe uma visão incompleta do ambiente.

    Além dos consumíveis, é importante considerar manutenção, peças, aquisição e renovação dos equipamentos, suporte técnico e outros recursos necessários para manter as impressoras disponíveis.

    O que não é medido dificilmente pode ser gerenciado.

    2. O toner sempre termina na pior hora

    A cena é bastante conhecida: um departamento precisa imprimir um documento importante e descobre que o toner acabou.

    Começa então uma corrida para encontrar outro cartucho, verificar o estoque ou realizar uma compra emergencial.

    O problema oposto também acontece.

    Na tentativa de evitar a falta de suprimentos, algumas empresas mantêm grandes quantidades de cartuchos armazenados. Isso pode significar dinheiro parado em estoque e consumíveis adquiridos para equipamentos que futuramente podem ser substituídos.

    Uma gestão estruturada procura equilibrar disponibilidade e necessidade real de consumo.

    3. Existem muitas marcas e modelos de impressoras

    Com o passar dos anos, é comum que novos equipamentos sejam comprados conforme surgem necessidades.

    Uma impressora é adquirida para o financeiro. Outra para o administrativo. Depois surge uma multifuncional para outro departamento.

    Quando não existe planejamento centralizado, o resultado pode ser um parque formado por diferentes marcas e modelos.

    Isso tende a aumentar a quantidade de suprimentos, drivers, peças e procedimentos de manutenção que precisam ser administrados.

    Padronizar onde for tecnicamente adequado pode simplificar significativamente a operação.

    4. A equipe de TI virou suporte de impressora

    A impressora não conecta. O computador não encontra o equipamento. A fila de impressão travou. O scanner deixou de funcionar.

    E quem é chamado?

    Frequentemente, a equipe de Tecnologia da Informação.

    É natural que a TI participe da infraestrutura tecnológica da organização, mas existe uma diferença entre administrar estrategicamente tecnologia e gastar uma parcela significativa do tempo resolvendo problemas recorrentes de impressão.

    Cada hora dedicada a uma falha operacional é uma hora que deixa de ser aplicada em segurança, infraestrutura, inovação, automação e outros projetos relevantes para o negócio.

    5. Algumas impressoras trabalham demais e outras quase não são utilizadas

    Ter muitos equipamentos não significa necessariamente possuir um ambiente eficiente.

    Em determinadas empresas, uma impressora pode trabalhar intensamente enquanto outra, localizada poucos metros adiante, permanece praticamente ociosa.

    Sem informações sobre utilização, essas situações podem permanecer invisíveis durante anos.

    A análise do volume de impressão ajuda a identificar se os equipamentos estão corretamente distribuídos e dimensionados.

    Em alguns casos, reorganizar o parque pode ser mais importante do que simplesmente adicionar novas impressoras.

    6. A manutenção acontece somente depois que algo quebra

    Esperar uma impressora parar para então procurar assistência técnica é uma estratégia essencialmente reativa.

    O problema é que a falha raramente acontece em um momento conveniente.

    Quando um equipamento crítico fica indisponível, atividades podem ser transferidas para outras impressoras, filas podem aumentar e colaboradores podem perder tempo procurando alternativas.

    Uma gestão mais estruturada procura reduzir essa dependência do modelo de emergência, incorporando manutenção e acompanhamento do ambiente à rotina operacional.

    7. A empresa compra uma nova impressora sempre que surge um problema

    Substituir um equipamento antigo pode ser necessário. Mas comprar uma impressora nova sempre que existe aumento de demanda ou dificuldade operacional pode criar outro problema no futuro.

    Antes de adquirir um novo equipamento, vale responder algumas perguntas:

    • Qual é o volume real de impressão desse departamento?
    • Os equipamentos existentes estão sendo bem utilizados?
    • É necessário imprimir em cores?
    • Qual velocidade realmente é necessária?
    • O setor utiliza digitalização com frequência?
    • Existe outro equipamento próximo com capacidade disponível?

    A decisão passa a ser baseada em necessidade operacional, e não apenas na percepção de que “está faltando uma impressora”.

    O custo invisível: tempo dos colaboradores

    Existe ainda um componente frequentemente esquecido nas análises financeiras: o tempo das pessoas.

    Considere quantos minutos são gastos procurando toner, abrindo chamados, reiniciando equipamentos, transferindo documentos para outra impressora ou esperando atendimento técnico.

    Agora multiplique esse tempo pelo número de colaboradores, equipamentos e ocorrências ao longo de um ano.

    Mesmo quando esse custo não aparece em uma nota fiscal específica, ele existe.

    Outsourcing de impressão muda a lógica da gestão

    O outsourcing de impressão não deve ser entendido simplesmente como aluguel de impressoras.

    Quando corretamente estruturado, trata-se de uma abordagem para administrar o ambiente de impressão como um serviço.

    Dependendo da solução contratada, o projeto pode contemplar equipamentos, suprimentos, manutenção, suporte e acompanhamento da utilização.

    O objetivo é proporcionar maior previsibilidade e permitir que a organização concentre esforços em suas próprias atividades.

    Antes de reduzir custos, é preciso conhecer o ambiente

    Não existe uma configuração universal que funcione para todas as empresas.

    Um escritório com baixo volume possui necessidades diferentes de uma organização que produz milhares de documentos diariamente.

    Por isso, um projeto responsável começa pelo diagnóstico.

    Quantidade de equipamentos, localização, volume produzido, características dos documentos, necessidade de impressão colorida, digitalização e criticidade de cada departamento são fatores que ajudam a determinar uma estrutura adequada.

    ORIM INFORMÁTICA: transforme impressão em gestão

    A ORIM INFORMÁTICA atua com soluções de outsourcing de impressão para organizações que desejam administrar seu parque de equipamentos de maneira mais eficiente.

    A proposta é olhar além da impressora isoladamente e compreender as necessidades do ambiente, permitindo avaliar equipamentos, utilização, manutenção e suprimentos dentro de uma estratégia de gestão.

    Para empresas que ainda administram cada impressora individualmente, essa mudança de perspectiva pode revelar custos e oportunidades que antes permaneciam escondidos.

    Faça um teste rápido na sua empresa

    Responda SIM ou NÃO às perguntas abaixo:

    1. Você sabe quanto sua empresa realmente gasta com impressão por mês?
    2. Existe controle sobre o volume produzido pelos equipamentos?
    3. Os suprimentos são administrados de forma planejada?
    4. Você sabe quais impressoras são mais e menos utilizadas?
    5. Existe uma estratégia definida para manutenção dos equipamentos?
    6. A equipe de TI raramente precisa solucionar problemas de impressão?
    7. A compra de novas impressoras é precedida por uma análise de necessidade?

    Se várias respostas forem “NÃO”, talvez o principal problema não esteja nas impressoras.

    Pode estar na ausência de uma gestão estruturada do ambiente de impressão.

    ORIM INFORMÁTICA

    Outsourcing de impressão para transformar equipamentos, suprimentos e manutenção em uma operação mais organizada e eficiente.

    Antes de comprar a próxima impressora, vale conhecer melhor o parque que sua empresa já possui e descobrir onde podem estar os custos invisíveis.

    Conteúdo produzido em parceria comercial com a ORIM INFORMÁTICA.

  • Quanto custa uma impressora parada? O impacto invisível das falhas de impressão nas empresas

    Quanto custa uma impressora parada? O impacto invisível das falhas de impressão nas empresas

    Quando uma impressora corporativa apresenta problemas, o primeiro pensamento normalmente é simples: “precisamos consertar o equipamento”.Mas o verdadeiro custo de uma impressora parada pode ir muito além da manutenção.

    Colaboradores esperando, documentos que deixam de ser produzidos, chamados para a equipe de TI, compras emergenciais de suprimentos e processos que precisam ser transferidos para outros equipamentos são exemplos de impactos que nem sempre aparecem nas planilhas.

    É justamente nesse cenário que o outsourcing de impressão ganha importância: a discussão deixa de ser apenas sobre impressoras e passa a envolver disponibilidade, produtividade e continuidade operacional.

    O custo da impressão não está apenas no papel e no toner

    Para compreender quanto uma empresa realmente gasta com impressão, é necessário olhar além do preço do equipamento.

    Uma infraestrutura própria pode envolver diferentes componentes de custo:

    • aquisição e renovação das impressoras;
    • toners e demais suprimentos;
    • peças de reposição;
    • manutenção preventiva e corretiva;
    • atendimento técnico;
    • tempo da equipe interna administrando problemas;
    • estoque de suprimentos;
    • equipamentos subutilizados;
    • interrupções provocadas por falhas.

    Quando esses elementos são analisados separadamente, pode ser difícil perceber o custo total da operação.

    Por isso, uma gestão profissional do ambiente de impressão começa com uma pergunta diferente: quanto custa manter o serviço funcionando adequadamente?

    Uma impressora parada também consome horas de trabalho

    Imagine um departamento que depende diariamente de impressão e digitalização.

    Quando o equipamento apresenta uma falha, alguém precisa identificar o problema. Outro colaborador pode precisar procurar um equipamento alternativo. A equipe de TI talvez seja acionada. Dependendo da situação, será necessário solicitar assistência técnica ou comprar um suprimento emergencialmente.

    Individualmente, essas atividades parecem pequenas.

    Somadas ao longo de meses e multiplicadas por vários equipamentos, entretanto, podem representar uma quantidade significativa de tempo dedicado a uma atividade que não faz parte do negócio principal da organização.

    O problema do estoque de toner

    Outro desafio comum está na administração dos suprimentos.

    Comprar toner somente quando ele termina pode gerar urgência. Comprar em excesso, por outro lado, significa manter recursos financeiros imobilizados em estoque.

    A situação pode ficar ainda mais complexa quando a empresa possui impressoras de diferentes fabricantes e modelos, cada uma utilizando consumíveis específicos.

    Uma estrutura organizada de outsourcing de impressão pode simplificar essa administração ao incorporar o gerenciamento dos suprimentos à prestação do serviço, conforme as condições estabelecidas no projeto contratado.

    Padronizar o parque de impressão pode simplificar a operação

    É comum encontrar empresas que foram adquirindo impressoras ao longo dos anos conforme novas necessidades apareciam.

    O resultado pode ser um ambiente formado por diversos modelos, tecnologias e capacidades diferentes.

    Essa diversidade pode aumentar a complexidade da manutenção, dos drivers, dos suprimentos e do suporte aos usuários.

    Um projeto de outsourcing permite analisar o parque de forma mais ampla e avaliar onde existe oportunidade de padronização e melhor dimensionamento dos equipamentos.

    Nem sempre uma impressora nova é a resposta

    Um erro comum é acreditar que modernizar o ambiente significa simplesmente substituir todas as impressoras por equipamentos mais novos.

    Antes disso, é importante compreender como cada equipamento é utilizado.

    Uma área pode precisar de alta velocidade e grande capacidade mensal. Outra pode imprimir pouco, mas depender intensamente de digitalização. Determinados departamentos podem necessitar de impressão colorida, enquanto outros trabalham quase exclusivamente com documentos monocromáticos.

    Por isso, dimensionamento adequado é mais importante do que simplesmente escolher o equipamento mais potente.

    Monitoramento transforma dados em decisões

    A gestão moderna do ambiente de impressão também pode utilizar informações operacionais para melhorar decisões.

    Dependendo da solução implantada, é possível acompanhar indicadores relacionados ao uso dos equipamentos e identificar comportamentos que merecem atenção.

    Essas informações podem ajudar a responder questões importantes:

    • quais equipamentos apresentam maior utilização?
    • existem impressoras subutilizadas?
    • como está distribuído o volume de impressão?
    • há oportunidade de reorganizar o parque?
    • quais equipamentos exigem maior atenção operacional?

    Quando existem informações confiáveis, a gestão deixa de depender apenas da percepção dos usuários.

    Do modelo reativo para o modelo preventivo

    No modelo tradicional, muitas empresas percebem a existência de um problema somente quando alguém informa que a impressora deixou de funcionar.

    Esse é um modelo essencialmente reativo.

    Uma gestão estruturada procura trabalhar de maneira diferente, combinando manutenção, acompanhamento do ambiente e planejamento.

    O objetivo é reduzir situações inesperadas e aumentar a disponibilidade dos recursos utilizados diariamente pelos colaboradores.

    Outsourcing permite que a empresa concentre esforços no próprio negócio

    Uma das principais ideias por trás da terceirização de serviços tecnológicos é bastante simples: atividades especializadas podem ser administradas por quem possui estrutura e conhecimento específicos para executá-las.

    A equipe interna continua utilizando os recursos de impressão, mas deixa de assumir sozinha toda a complexidade necessária para mantê-los funcionando.

    Isso permite direcionar tempo e pessoas para atividades mais diretamente relacionadas aos objetivos da organização.

    Quando avaliar um projeto de outsourcing de impressão?

    Alguns sinais indicam que uma empresa pode se beneficiar de uma avaliação mais detalhada de seu ambiente:

    • impressoras apresentam falhas com frequência;
    • a empresa não conhece seu custo real de impressão;
    • há muitos modelos diferentes de equipamentos;
    • o controle de toner é feito manualmente;
    • a equipe de TI recebe chamados frequentes relacionados às impressoras;
    • existem equipamentos ociosos enquanto outros trabalham intensamente;
    • há dificuldade para planejar manutenção e renovação do parque.

    A presença desses fatores não significa automaticamente que todos os equipamentos devam ser substituídos. Significa que pode existir uma oportunidade para avaliar tecnicamente o ambiente e buscar uma estrutura mais eficiente.

    ORIM INFORMÁTICA: outsourcing de impressão com gestão especializada

    A ORIM INFORMÁTICA trabalha com soluções de outsourcing de impressão voltadas às necessidades do ambiente corporativo.

    Mais do que disponibilizar equipamentos, um projeto de outsourcing deve considerar características como volume de utilização, necessidades dos departamentos, manutenção, suprimentos e gerenciamento do parque.

    A proposta é transformar um conjunto de impressoras isoladas em uma infraestrutura de impressão administrada de maneira mais organizada.

    Antes de comprar a próxima impressora, faça outra pergunta

    Quando um equipamento começa a apresentar problemas, a reação natural pode ser pesquisar imediatamente quanto custa uma impressora nova.

    Mas existe uma pergunta anterior que pode ser mais importante:

    quanto a empresa está gastando para manter todo o seu ambiente de impressão funcionando?

    Ao considerar equipamentos, suprimentos, manutenção, suporte e principalmente o tempo perdido com indisponibilidade, a comparação entre comprar impressoras e contratar um serviço especializado se torna muito mais completa.

    É justamente essa visão global que torna o outsourcing de impressão uma alternativa que merece ser analisada pelas empresas.

    ORIM INFORMÁTICA

    Outsourcing de impressão para empresas que buscam eficiência, disponibilidade e gestão profissional do seu parque de equipamentos.

    Antes de investir na próxima impressora, considere realizar uma avaliação do seu ambiente de impressão e entender onde estão os custos que hoje podem estar passando despercebidos.

    Conteúdo produzido em parceria comercial com a ORIM INFORMÁTICA.