Quando uma empresa investe em segurança da informação, normalmente pensa em antivírus, firewalls, senhas fortes, autenticação multifator e proteção dos computadores.

Entretanto, existe um equipamento presente em milhares de escritórios que muitas vezes recebe menos atenção do que deveria: a impressora corporativa.

As impressoras multifuncionais modernas são verdadeiros dispositivos de tecnologia. Possuem processadores, memória, sistemas operacionais, interfaces de rede e, dependendo do modelo, armazenamento interno.

Isso significa que também precisam fazer parte da estratégia de segurança digital da organização.

1. Impressoras modernas também fazem parte da rede corporativa

Antigamente, uma impressora era basicamente um equipamento conectado diretamente a um computador.

Hoje, impressoras multifuncionais podem oferecer recursos como:

• Conectividade por rede cabeada e Wi-Fi;
• Digitalização para e-mail e pastas compartilhadas;
• Impressão a partir de dispositivos móveis;
• Gerenciamento remoto;
• Armazenamento temporário de documentos;
• Autenticação de usuários;
• Integração com serviços corporativos.

Essas funcionalidades aumentam a produtividade, mas também ampliam a necessidade de configuração e manutenção adequadas.

2. Documentos esquecidos na bandeja podem expor informações

Imagine um departamento financeiro imprimindo relatórios com informações de clientes, valores e dados bancários.

Se esses documentos permanecerem na bandeja de saída, pessoas não autorizadas poderão visualizá-los ou recolhê-los.

O mesmo problema pode ocorrer em departamentos jurídicos, recursos humanos, escritórios de contabilidade, clínicas e outras organizações que lidam com informações confidenciais.

Uma alternativa é utilizar recursos de impressão segura, quando disponíveis.

Nesse modelo, o documento somente é liberado depois que o usuário se autentica no equipamento, utilizando PIN, cartão ou outro método compatível.

3. Equipamentos desatualizados podem representar riscos

Assim como computadores e servidores, determinadas impressoras possuem firmware que precisa ser mantido atualizado.

Atualizações disponibilizadas pelos fabricantes podem corrigir falhas, melhorar a estabilidade e incorporar melhorias de segurança.

Por isso, é importante estabelecer procedimentos para:

• Verificar atualizações de firmware;
• Substituir senhas administrativas padrão;
• Desabilitar serviços e protocolos desnecessários;
• Restringir interfaces de administração;
• Controlar o acesso aos equipamentos;
• Monitorar ocorrências e falhas.

A aplicação dessas medidas depende dos recursos de cada equipamento e da política de segurança da empresa.

4. Impressão e LGPD: qual é a relação?

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) estabelece regras para o tratamento de dados pessoais, incluindo a necessidade de adoção de medidas técnicas e administrativas de segurança adequadas.

Embora frequentemente associada a sistemas digitais, a proteção de dados também envolve documentos físicos.

Uma impressão contendo dados pessoais pode gerar riscos quando é esquecida em locais acessíveis, compartilhada indevidamente ou descartada sem os cuidados necessários.

Por esse motivo, boas práticas de impressão devem integrar a governança de dados da organização.

Importante: contratar outsourcing de impressão não garante, por si só, conformidade com a LGPD. A proteção depende de políticas, controles, responsabilidades e medidas efetivamente implementadas.

5. O descarte de documentos também exige atenção

A segurança não termina quando o documento sai da impressora.

Relatórios financeiros, informações cadastrais, documentos contratuais e registros internos podem continuar contendo informações sensíveis para a organização.

Por isso, uma política de gestão documental deve contemplar o descarte seguro dos materiais que não precisam mais ser mantidos.

Também é importante avaliar os procedimentos de limpeza ou eliminação segura de dados armazenados em equipamentos que serão substituídos ou devolvidos, quando houver armazenamento interno.

6. Como o outsourcing de impressão pode contribuir para a segurança?

O outsourcing de impressão é frequentemente associado à redução de custos, manutenção e fornecimento de equipamentos.

Entretanto, um projeto bem planejado também pode apoiar a organização do ambiente tecnológico.

Dependendo dos equipamentos e dos serviços contratados, podem ser contempladas práticas como:

• Padronização do parque de impressão;
• Inventário e acompanhamento dos equipamentos;
• Configurações administrativas controladas;
• Manutenção especializada;
• Avaliação de recursos de autenticação;
• Planejamento de atualização e substituição;
• Apoio à gestão operacional do ambiente.

Esses recursos devem ser avaliados individualmente, conforme a necessidade de cada cliente e o escopo do contrato.

7. A importância de uma gestão profissional

Uma organização pode possuir excelentes ferramentas de segurança nos computadores e ainda manter impressoras com configurações antigas, credenciais administrativas padrão ou acesso excessivamente aberto na rede.

Isso demonstra por que a segurança deve ser tratada de maneira integrada.

A gestão profissional do parque de impressão ajuda a estabelecer uma visão mais organizada sobre equipamentos, responsabilidades, manutenção e necessidades operacionais.

Checklist: sua empresa protege adequadamente suas impressoras?

ORIM INFORMÁTICA: tecnologia e gestão especializada em outsourcing de impressão

A ORIM INFORMÁTICA atua no segmento de outsourcing de impressão, oferecendo soluções voltadas à administração dos recursos de impressão corporativa.

Em um cenário no qual as impressoras estão cada vez mais conectadas aos processos digitais, contar com uma gestão especializada pode contribuir para um ambiente mais organizado e eficiente.

Ao avaliar um projeto de outsourcing, as empresas também devem considerar os requisitos de segurança, a infraestrutura disponível e os recursos necessários para suas atividades.

Conclusão: segurança da informação também passa pela impressora

A proteção das informações corporativas não depende apenas de computadores, servidores e sistemas.

Ela também envolve os equipamentos responsáveis pela produção e circulação de documentos.

Por isso, a impressora deve deixar de ser vista como um dispositivo isolado e passar a integrar a estratégia de tecnologia, segurança e governança da organização.

Uma empresa que protege seus dados precisa considerar todo o caminho percorrido pelas informações — inclusive quando elas chegam ao papel.