Quem nunca comprou um pó compacto que parecia perfeito na embalagem, mas, na hora de aplicar, percebeu que o rosto ficou mais claro ou até alaranjado? Apesar de ser um dos produtos mais tradicionais da maquiagem, a escolha da cor certa ainda gera muitas dúvidas, principalmente diante da variedade de tonalidades disponíveis no mercado…
Estamos na época das romãs e há poucas coisas mais agradáveis do que abrir uma fruta madura e encontrar centenas de pequenos bagos vermelhos, brilhantes e sumarentos, prontos a comer…
TECNOLOGIA | SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO | OUTSOURCING
Sua impressora pode ser uma porta de entrada para riscos digitais? Entenda como proteger os documentos da sua empresa
Impressoras corporativas modernas são dispositivos conectados à rede. Descubra por que a segurança da impressão merece atenção e como uma gestão especializada pode ajudar.
Quando uma empresa investe em segurança da informação, normalmente pensa em antivírus, firewalls, senhas fortes, autenticação multifator e proteção dos computadores.
Entretanto, existe um equipamento presente em milhares de escritórios que muitas vezes recebe menos atenção do que deveria: a impressora corporativa.
As impressoras multifuncionais modernas são verdadeiros dispositivos de tecnologia. Possuem processadores, memória, sistemas operacionais, interfaces de rede e, dependendo do modelo, armazenamento interno.
Isso significa que também precisam fazer parte da estratégia de segurança digital da organização.
1. Impressoras modernas também fazem parte da rede corporativa
Antigamente, uma impressora era basicamente um equipamento conectado diretamente a um computador.
Hoje, impressoras multifuncionais podem oferecer recursos como:
Conectividade por rede cabeada e Wi-Fi;
Digitalização para e-mail e pastas compartilhadas;
Impressão a partir de dispositivos móveis;
Gerenciamento remoto;
Armazenamento temporário de documentos;
Autenticação de usuários;
Integração com serviços corporativos.
Essas funcionalidades aumentam a produtividade, mas também ampliam a necessidade de configuração e manutenção adequadas.
2. Documentos esquecidos na bandeja podem expor informações
Imagine um departamento financeiro imprimindo relatórios com informações de clientes, valores e dados bancários.
Se esses documentos permanecerem na bandeja de saída, pessoas não autorizadas poderão visualizá-los ou recolhê-los.
O mesmo problema pode ocorrer em departamentos jurídicos, recursos humanos, escritórios de contabilidade, clínicas e outras organizações que lidam com informações confidenciais.
Uma alternativa é utilizar recursos de impressão segura, quando disponíveis.
Nesse modelo, o documento somente é liberado depois que o usuário se autentica no equipamento, utilizando PIN, cartão ou outro método compatível.
3. Equipamentos desatualizados podem representar riscos
Assim como computadores e servidores, determinadas impressoras possuem firmware que precisa ser mantido atualizado.
Atualizações disponibilizadas pelos fabricantes podem corrigir falhas, melhorar a estabilidade e incorporar melhorias de segurança.
Por isso, é importante estabelecer procedimentos para:
Verificar atualizações de firmware;
Substituir senhas administrativas padrão;
Desabilitar serviços e protocolos desnecessários;
Restringir interfaces de administração;
Controlar o acesso aos equipamentos;
Monitorar ocorrências e falhas.
A aplicação dessas medidas depende dos recursos de cada equipamento e da política de segurança da empresa.
4. Impressão e LGPD: qual é a relação?
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) estabelece regras para o tratamento de dados pessoais, incluindo a necessidade de adoção de medidas técnicas e administrativas de segurança adequadas.
Embora frequentemente associada a sistemas digitais, a proteção de dados também envolve documentos físicos.
Uma impressão contendo dados pessoais pode gerar riscos quando é esquecida em locais acessíveis, compartilhada indevidamente ou descartada sem os cuidados necessários.
Por esse motivo, boas práticas de impressão devem integrar a governança de dados da organização.
Importante: contratar outsourcing de impressão não garante, por si só, conformidade com a LGPD. A proteção depende de políticas, controles, responsabilidades e medidas efetivamente implementadas.
5. O descarte de documentos também exige atenção
A segurança não termina quando o documento sai da impressora.
Relatórios financeiros, informações cadastrais, documentos contratuais e registros internos podem continuar contendo informações sensíveis para a organização.
Por isso, uma política de gestão documental deve contemplar o descarte seguro dos materiais que não precisam mais ser mantidos.
Também é importante avaliar os procedimentos de limpeza ou eliminação segura de dados armazenados em equipamentos que serão substituídos ou devolvidos, quando houver armazenamento interno.
6. Como o outsourcing de impressão pode contribuir para a segurança?
O outsourcing de impressão é frequentemente associado à redução de custos, manutenção e fornecimento de equipamentos.
Entretanto, um projeto bem planejado também pode apoiar a organização do ambiente tecnológico.
Dependendo dos equipamentos e dos serviços contratados, podem ser contempladas práticas como:
Padronização do parque de impressão;
Inventário e acompanhamento dos equipamentos;
Configurações administrativas controladas;
Manutenção especializada;
Avaliação de recursos de autenticação;
Planejamento de atualização e substituição;
Apoio à gestão operacional do ambiente.
Esses recursos devem ser avaliados individualmente, conforme a necessidade de cada cliente e o escopo do contrato.
7. A importância de uma gestão profissional
Uma organização pode possuir excelentes ferramentas de segurança nos computadores e ainda manter impressoras com configurações antigas, credenciais administrativas padrão ou acesso excessivamente aberto na rede.
Isso demonstra por que a segurança deve ser tratada de maneira integrada.
A gestão profissional do parque de impressão ajuda a estabelecer uma visão mais organizada sobre equipamentos, responsabilidades, manutenção e necessidades operacionais.
Checklist: sua empresa protege adequadamente suas impressoras?
Responda às seguintes perguntas:
As senhas administrativas padrão foram alteradas?
Existe controle sobre quem acessa as impressoras?
Os equipamentos recebem atualizações quando necessárias?
Documentos confidenciais ficam protegidos contra acesso indevido?
O descarte de impressões segue procedimentos seguros?
Existe inventário atualizado do parque de impressão?
A empresa possui regras para substituição e devolução dos equipamentos?
Se várias respostas forem negativas, pode ser o momento de revisar os controles existentes.
ORIM INFORMÁTICA: tecnologia e gestão especializada em outsourcing de impressão
A ORIM INFORMÁTICA atua no segmento de outsourcing de impressão, oferecendo soluções voltadas à administração dos recursos de impressão corporativa.
Em um cenário no qual as impressoras estão cada vez mais conectadas aos processos digitais, contar com uma gestão especializada pode contribuir para um ambiente mais organizado e eficiente.
Ao avaliar um projeto de outsourcing, as empresas também devem considerar os requisitos de segurança, a infraestrutura disponível e os recursos necessários para suas atividades.
Conclusão: segurança da informação também passa pela impressora
A proteção das informações corporativas não depende apenas de computadores, servidores e sistemas.
Ela também envolve os equipamentos responsáveis pela produção e circulação de documentos.
Por isso, a impressora deve deixar de ser vista como um dispositivo isolado e passar a integrar a estratégia de tecnologia, segurança e governança da organização.
Uma empresa que protege seus dados precisa considerar todo o caminho percorrido pelas informações — inclusive quando elas chegam ao papel.
ORIM INFORMÁTICA
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Seu cartório está perdendo oportunidades de atendimento por falta de informações no site?
Descubra como uma presença digital organizada pode facilitar o atendimento, reduzir dúvidas e aproximar a serventia do cidadão.
Imagine um cidadão que precisa solicitar uma certidão, reconhecer uma firma ou obter informações sobre determinado serviço extrajudicial.
Antes de sair de casa, ele pega o celular e procura o site do cartório.
Mas o que acontece quando não encontra as informações necessárias?
Talvez precise telefonar. Talvez compareça pessoalmente sem os documentos corretos. Ou talvez continue procurando orientações em outros canais.
Essa situação demonstra um aspecto importante da transformação digital: um site institucional não deve apenas apresentar a serventia. Ele também precisa orientar o cidadão.
1. O atendimento começa antes da chegada ao cartório
Durante muito tempo, o atendimento ao público esteve associado principalmente ao balcão presencial.
Entretanto, a jornada do cidadão frequentemente começa muito antes desse contato.
Ela pode começar em uma pesquisa no Google, em um link compartilhado ou no acesso direto ao site da serventia.
Quando encontra informações claras, o usuário consegue se preparar melhor para utilizar o serviço.
Um site bem organizado pode funcionar como um primeiro canal de orientação, disponível inclusive fora do horário de expediente.
2. Informações que não podem ficar escondidas
Um dos principais objetivos de um site para Serventias Extrajudiciais é facilitar o acesso às informações mais procuradas.
Entre elas estão:
Endereço e localização da serventia;
Horário de funcionamento;
Telefones e canais oficiais de contato;
Serviços disponíveis;
Documentos necessários para procedimentos;
Orientações ao cidadão;
Acesso às centrais e serviços eletrônicos pertinentes;
Informações institucionais;
Política de privacidade e proteção de dados.
Essas informações precisam estar organizadas de maneira intuitiva, sem exigir que o cidadão conheça previamente a estrutura administrativa da serventia.
3. Um site confuso pode gerar trabalho desnecessário
Quando informações importantes não estão disponíveis ou são difíceis de localizar, dúvidas simples acabam sendo encaminhadas aos canais de atendimento.
Isso pode aumentar o volume de ligações, mensagens e solicitações repetitivas.
Uma presença digital bem estruturada pode contribuir para reduzir parte dessas demandas, permitindo que os colaboradores concentrem sua atenção em situações que realmente exigem atendimento individualizado.
Organizar informações também é uma forma de melhorar processos.
4. O celular precisa ser prioridade
O cidadão não deveria precisar utilizar um computador para conseguir navegar adequadamente pelo site de um cartório.
Um projeto responsivo adapta menus, textos, imagens e botões aos diferentes tamanhos de tela.
Isso facilita consultas rápidas, localização de informações e acesso aos serviços disponíveis.
Entretanto, responsividade não significa apenas reduzir o tamanho dos elementos.
Significa planejar uma experiência de navegação adequada para dispositivos móveis.
5. Acessibilidade digital é essencial
Uma presença digital eficiente também deve considerar pessoas com diferentes necessidades de acesso.
Contraste adequado, textos legíveis, organização correta dos títulos, navegação por teclado e compatibilidade com tecnologias assistivas são exemplos de cuidados importantes.
A acessibilidade contribui para tornar as informações e os serviços mais utilizáveis por um público amplo.
6. Segurança e privacidade também fazem parte da experiência
Um site institucional precisa transmitir confiança não apenas visualmente, mas também por meio de sua estrutura tecnológica.
Conexões seguras, atualização dos componentes, controle de acesso administrativo e boas práticas de desenvolvimento são aspectos relevantes.
Quando houver tratamento de dados pessoais, também devem ser observados os princípios e as exigências aplicáveis da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Para as Serventias Extrajudiciais, segurança da informação e credibilidade institucional precisam caminhar juntas.
7. Informações atualizadas fazem toda a diferença
Não basta desenvolver um site moderno e deixá-lo sem manutenção.
Horários, contatos, procedimentos, orientações e serviços eletrônicos podem sofrer alterações.
Por isso, manter o conteúdo atualizado é tão importante quanto desenvolver uma boa interface.
Um site desatualizado pode causar dúvidas e comprometer a experiência do usuário.
Faça um teste no site da sua serventia
Utilizando apenas o celular, tente encontrar rapidamente:
O horário de atendimento;
O endereço completo;
O telefone de contato;
As orientações sobre um serviço;
O acesso aos serviços eletrônicos.
Se essas informações forem difíceis de encontrar, talvez seja o momento de revisar a organização do site.
8. DIGITAL CARTÓRIOS: sites desenvolvidos para Serventias Extrajudiciais
A DIGITAL CARTÓRIOS é especializada na criação de sites para Serventias Extrajudiciais.
Essa especialização permite desenvolver projetos considerando as particularidades do segmento cartorário, a identidade institucional de cada serventia e as necessidades dos cidadãos.
Um site profissional deve reunir organização das informações, navegação intuitiva, design responsivo, acessibilidade e atenção à segurança digital.
Mais do que estabelecer uma presença na internet, o objetivo é proporcionar uma experiência digital que aproxime a serventia da sociedade.
Conclusão: informação também é atendimento
A transformação digital das Serventias Extrajudiciais não depende exclusivamente de sistemas complexos ou novas tecnologias.
Ela também acontece quando o cidadão consegue encontrar uma informação importante de maneira simples e rápida.
Um site atualizado, acessível e bem estruturado pode contribuir para melhorar a comunicação institucional, orientar os usuários e valorizar a imagem da serventia.
O atendimento de qualidade começa com informação de qualidade.
TECNOLOGIA PARA SERVENTIAS EXTRAJUDICIAIS
Transforme a presença digital da sua serventia.
A DIGITAL CARTÓRIOS é especialista na criação de sites para cartórios extrajudiciais.
Seu cartório na internet, com quem entende do seu segmento.
DIGITAL CARTÓRIOS | SITES PARA SERVENTIAS EXTRAJUDICIAIS
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