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  • Impressão sustentável: 8 estratégias para reduzir desperdícios e tornar sua empresa mais eficiente

    Impressão sustentável: 8 estratégias para reduzir desperdícios e tornar sua empresa mais eficiente

    SUSTENTABILIDADE | TECNOLOGIA | OUTSOURCING DE IMPRESSÃO

    ORIM INFORMÁTICA

    Reduzir o consumo de papel, toner e energia não significa abandonar as impressoras. Descubra como a tecnologia e a gestão inteligente podem transformar a impressão corporativa.

    Você sabia? Muitas empresas ainda administram suas impressoras sem acompanhar adequadamente volumes de impressão, utilização dos equipamentos e consumo de suprimentos. Isso pode gerar desperdícios que passam despercebidos durante meses.

    A sustentabilidade deixou de ser apenas uma preocupação ambiental e passou a integrar as decisões estratégicas de muitas organizações.

    Empresas procuram reduzir desperdícios, utilizar recursos de maneira mais eficiente e adotar práticas que conciliem produtividade e responsabilidade ambiental.

    Nesse cenário, existe uma área que merece atenção: o ambiente de impressão corporativa.

    Embora a transformação digital tenha reduzido a necessidade de alguns documentos físicos, impressoras e multifuncionais continuam importantes para diferentes atividades empresariais.

    A questão não é simplesmente deixar de imprimir, mas compreender quando, como e por que imprimir.

    1. Conheça o volume real de impressão da sua empresa

    O primeiro passo para reduzir desperdícios é compreender como os equipamentos são utilizados.

    Quantas páginas são impressas mensalmente? Quais departamentos apresentam maior demanda? Qual é a proporção entre impressões coloridas e monocromáticas?

    Sem essas informações, torna-se difícil estabelecer políticas eficientes.

    O monitoramento do ambiente pode ajudar a identificar padrões de consumo e oportunidades de melhoria.

    2. Utilize impressão frente e verso sempre que possível

    Uma medida simples é configurar a impressão frente e verso como padrão nos equipamentos compatíveis.

    Em documentos adequados a esse formato, a utilização dos dois lados da folha pode reduzir significativamente o consumo de papel.

    Entretanto, é importante considerar as exigências de cada documento, especialmente quando existem regras específicas de apresentação ou arquivamento.

    3. Evite impressões desnecessárias

    Nem todo documento precisa ser impresso.

    Relatórios de acompanhamento, versões preliminares, comunicados internos e determinados materiais de consulta podem ser compartilhados digitalmente, quando isso for compatível com os processos da organização.

    Uma política de impressão consciente pode orientar os colaboradores sobre situações em que o papel é realmente necessário.

    Imprimir de maneira responsável não significa comprometer a produtividade, mas eliminar desperdícios evitáveis.

    4. Dimensione corretamente os equipamentos

    Uma impressora utilizada acima de sua capacidade recomendada pode apresentar maior desgaste e exigir intervenções frequentes.

    Por outro lado, equipamentos superdimensionados podem representar investimentos desnecessários.

    O ideal é avaliar o volume mensal, a quantidade de usuários, a velocidade necessária e os recursos efetivamente utilizados.

    Essa análise permite planejar um parque de impressão mais adequado às características de cada departamento.

    5. Planeje o consumo de toner e suprimentos

    Uma gestão eficiente de suprimentos ajuda a evitar tanto a falta de toner quanto a manutenção de estoques excessivos.

    Também é importante observar as recomendações dos fabricantes sobre armazenamento, utilização e descarte de consumíveis.

    Quando disponíveis, programas de coleta e destinação adequada de cartuchos podem contribuir para uma gestão ambiental mais responsável.

    6. Considere o consumo de energia

    Equipamentos modernos podem oferecer recursos de economia de energia, como modos de repouso e desligamento programado.

    Essas funcionalidades devem ser configuradas de acordo com as necessidades da operação.

    O objetivo é equilibrar disponibilidade e eficiência energética, sem comprometer o atendimento aos usuários.

    7. Faça manutenção preventiva

    A manutenção preventiva contribui para preservar o funcionamento dos equipamentos e identificar problemas antes que provoquem interrupções mais significativas.

    Uma impressora bem administrada tende a oferecer maior previsibilidade operacional.

    Além disso, a avaliação periódica do parque ajuda a identificar equipamentos que precisam de ajustes, atualização ou substituição.

    8. Avalie o outsourcing de impressão

    O outsourcing de impressão permite que empresas considerem um modelo de gestão especializada para seus equipamentos e serviços de impressão.

    Dependendo da solução contratada, o serviço pode incluir:

    • Disponibilização de impressoras e multifuncionais;
    • Manutenção preventiva e corretiva;
    • Fornecimento planejado de suprimentos;
    • Suporte técnico especializado;
    • Acompanhamento do parque de impressão;
    • Análise de utilização dos equipamentos;
    • Planejamento de atualização tecnológica.

    Quando bem dimensionado, esse modelo pode ajudar a empresa a utilizar melhor seus recursos e identificar oportunidades de redução de desperdícios.

    Sustentabilidade também envolve gestão de custos

    Uma operação sustentável precisa considerar não apenas o impacto ambiental, mas também a utilização responsável dos recursos financeiros.

    Impressoras inadequadas, suprimentos mal administrados e equipamentos subutilizados podem representar custos evitáveis.

    Ao acompanhar o ambiente de impressão, a organização consegue tomar decisões com base em informações mais consistentes.

    Essa abordagem contribui para aproximar sustentabilidade, eficiência operacional e planejamento financeiro.

    Checklist: sua empresa imprime de maneira sustentável?

    Responda às perguntas:

    • A empresa conhece seu volume mensal de impressão?
    • Existe uma política para evitar impressões desnecessárias?
    • A impressão frente e verso é utilizada quando apropriado?
    • Os equipamentos estão corretamente dimensionados?
    • O consumo de toner é acompanhado?
    • Existem procedimentos para descarte de suprimentos?
    • Os recursos de economia de energia são utilizados?
    • A manutenção dos equipamentos é planejada?

    Se várias respostas forem negativas, pode existir uma oportunidade de tornar o ambiente de impressão mais eficiente.

    ORIM INFORMÁTICA: gestão inteligente para um ambiente de impressão mais eficiente

    A ORIM INFORMÁTICA atua no segmento de outsourcing de impressão, oferecendo soluções para empresas que desejam profissionalizar a administração de seus equipamentos.

    Uma estratégia de impressão eficiente começa pela compreensão das necessidades reais da organização.

    Ao avaliar equipamentos, utilização, manutenção e suprimentos, torna-se possível planejar uma infraestrutura mais organizada e adequada à operação.

    O outsourcing de impressão pode fazer parte dessa transformação, permitindo que a empresa concentre seus esforços nas atividades principais enquanto conta com serviços especializados para seu ambiente de impressão.

    Conclusão: imprimir melhor é mais importante do que simplesmente imprimir menos

    A sustentabilidade na impressão corporativa não depende de uma única tecnologia ou medida isolada.

    Ela resulta da combinação de planejamento, conscientização, equipamentos adequados e acompanhamento dos recursos utilizados.

    Pequenas mudanças podem representar melhorias importantes quando aplicadas continuamente.

    O futuro da impressão corporativa não está apenas na quantidade de páginas produzidas, mas na inteligência com que cada recurso é utilizado.

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    ORIM INFORMÁTICA

    Outsourcing de Impressão

    Tecnologia, eficiência e gestão especializada para empresas que buscam utilizar melhor seus recursos de impressão.

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    Conteúdo patrocinado: matéria produzida em parceria comercial com a ORIM INFORMÁTICA.
  • Quanto custa uma impressora parada? O impacto invisível das falhas de impressão nas empresas

    Quanto custa uma impressora parada? O impacto invisível das falhas de impressão nas empresas

    Quando uma impressora corporativa apresenta problemas, o primeiro pensamento normalmente é simples: “precisamos consertar o equipamento”.Mas o verdadeiro custo de uma impressora parada pode ir muito além da manutenção.

    Colaboradores esperando, documentos que deixam de ser produzidos, chamados para a equipe de TI, compras emergenciais de suprimentos e processos que precisam ser transferidos para outros equipamentos são exemplos de impactos que nem sempre aparecem nas planilhas.

    É justamente nesse cenário que o outsourcing de impressão ganha importância: a discussão deixa de ser apenas sobre impressoras e passa a envolver disponibilidade, produtividade e continuidade operacional.

    O custo da impressão não está apenas no papel e no toner

    Para compreender quanto uma empresa realmente gasta com impressão, é necessário olhar além do preço do equipamento.

    Uma infraestrutura própria pode envolver diferentes componentes de custo:

    • aquisição e renovação das impressoras;
    • toners e demais suprimentos;
    • peças de reposição;
    • manutenção preventiva e corretiva;
    • atendimento técnico;
    • tempo da equipe interna administrando problemas;
    • estoque de suprimentos;
    • equipamentos subutilizados;
    • interrupções provocadas por falhas.

    Quando esses elementos são analisados separadamente, pode ser difícil perceber o custo total da operação.

    Por isso, uma gestão profissional do ambiente de impressão começa com uma pergunta diferente: quanto custa manter o serviço funcionando adequadamente?

    Uma impressora parada também consome horas de trabalho

    Imagine um departamento que depende diariamente de impressão e digitalização.

    Quando o equipamento apresenta uma falha, alguém precisa identificar o problema. Outro colaborador pode precisar procurar um equipamento alternativo. A equipe de TI talvez seja acionada. Dependendo da situação, será necessário solicitar assistência técnica ou comprar um suprimento emergencialmente.

    Individualmente, essas atividades parecem pequenas.

    Somadas ao longo de meses e multiplicadas por vários equipamentos, entretanto, podem representar uma quantidade significativa de tempo dedicado a uma atividade que não faz parte do negócio principal da organização.

    O problema do estoque de toner

    Outro desafio comum está na administração dos suprimentos.

    Comprar toner somente quando ele termina pode gerar urgência. Comprar em excesso, por outro lado, significa manter recursos financeiros imobilizados em estoque.

    A situação pode ficar ainda mais complexa quando a empresa possui impressoras de diferentes fabricantes e modelos, cada uma utilizando consumíveis específicos.

    Uma estrutura organizada de outsourcing de impressão pode simplificar essa administração ao incorporar o gerenciamento dos suprimentos à prestação do serviço, conforme as condições estabelecidas no projeto contratado.

    Padronizar o parque de impressão pode simplificar a operação

    É comum encontrar empresas que foram adquirindo impressoras ao longo dos anos conforme novas necessidades apareciam.

    O resultado pode ser um ambiente formado por diversos modelos, tecnologias e capacidades diferentes.

    Essa diversidade pode aumentar a complexidade da manutenção, dos drivers, dos suprimentos e do suporte aos usuários.

    Um projeto de outsourcing permite analisar o parque de forma mais ampla e avaliar onde existe oportunidade de padronização e melhor dimensionamento dos equipamentos.

    Nem sempre uma impressora nova é a resposta

    Um erro comum é acreditar que modernizar o ambiente significa simplesmente substituir todas as impressoras por equipamentos mais novos.

    Antes disso, é importante compreender como cada equipamento é utilizado.

    Uma área pode precisar de alta velocidade e grande capacidade mensal. Outra pode imprimir pouco, mas depender intensamente de digitalização. Determinados departamentos podem necessitar de impressão colorida, enquanto outros trabalham quase exclusivamente com documentos monocromáticos.

    Por isso, dimensionamento adequado é mais importante do que simplesmente escolher o equipamento mais potente.

    Monitoramento transforma dados em decisões

    A gestão moderna do ambiente de impressão também pode utilizar informações operacionais para melhorar decisões.

    Dependendo da solução implantada, é possível acompanhar indicadores relacionados ao uso dos equipamentos e identificar comportamentos que merecem atenção.

    Essas informações podem ajudar a responder questões importantes:

    • quais equipamentos apresentam maior utilização?
    • existem impressoras subutilizadas?
    • como está distribuído o volume de impressão?
    • há oportunidade de reorganizar o parque?
    • quais equipamentos exigem maior atenção operacional?

    Quando existem informações confiáveis, a gestão deixa de depender apenas da percepção dos usuários.

    Do modelo reativo para o modelo preventivo

    No modelo tradicional, muitas empresas percebem a existência de um problema somente quando alguém informa que a impressora deixou de funcionar.

    Esse é um modelo essencialmente reativo.

    Uma gestão estruturada procura trabalhar de maneira diferente, combinando manutenção, acompanhamento do ambiente e planejamento.

    O objetivo é reduzir situações inesperadas e aumentar a disponibilidade dos recursos utilizados diariamente pelos colaboradores.

    Outsourcing permite que a empresa concentre esforços no próprio negócio

    Uma das principais ideias por trás da terceirização de serviços tecnológicos é bastante simples: atividades especializadas podem ser administradas por quem possui estrutura e conhecimento específicos para executá-las.

    A equipe interna continua utilizando os recursos de impressão, mas deixa de assumir sozinha toda a complexidade necessária para mantê-los funcionando.

    Isso permite direcionar tempo e pessoas para atividades mais diretamente relacionadas aos objetivos da organização.

    Quando avaliar um projeto de outsourcing de impressão?

    Alguns sinais indicam que uma empresa pode se beneficiar de uma avaliação mais detalhada de seu ambiente:

    • impressoras apresentam falhas com frequência;
    • a empresa não conhece seu custo real de impressão;
    • há muitos modelos diferentes de equipamentos;
    • o controle de toner é feito manualmente;
    • a equipe de TI recebe chamados frequentes relacionados às impressoras;
    • existem equipamentos ociosos enquanto outros trabalham intensamente;
    • há dificuldade para planejar manutenção e renovação do parque.

    A presença desses fatores não significa automaticamente que todos os equipamentos devam ser substituídos. Significa que pode existir uma oportunidade para avaliar tecnicamente o ambiente e buscar uma estrutura mais eficiente.

    ORIM INFORMÁTICA: outsourcing de impressão com gestão especializada

    A ORIM INFORMÁTICA trabalha com soluções de outsourcing de impressão voltadas às necessidades do ambiente corporativo.

    Mais do que disponibilizar equipamentos, um projeto de outsourcing deve considerar características como volume de utilização, necessidades dos departamentos, manutenção, suprimentos e gerenciamento do parque.

    A proposta é transformar um conjunto de impressoras isoladas em uma infraestrutura de impressão administrada de maneira mais organizada.

    Antes de comprar a próxima impressora, faça outra pergunta

    Quando um equipamento começa a apresentar problemas, a reação natural pode ser pesquisar imediatamente quanto custa uma impressora nova.

    Mas existe uma pergunta anterior que pode ser mais importante:

    quanto a empresa está gastando para manter todo o seu ambiente de impressão funcionando?

    Ao considerar equipamentos, suprimentos, manutenção, suporte e principalmente o tempo perdido com indisponibilidade, a comparação entre comprar impressoras e contratar um serviço especializado se torna muito mais completa.

    É justamente essa visão global que torna o outsourcing de impressão uma alternativa que merece ser analisada pelas empresas.

    ORIM INFORMÁTICA

    Outsourcing de impressão para empresas que buscam eficiência, disponibilidade e gestão profissional do seu parque de equipamentos.

    Antes de investir na próxima impressora, considere realizar uma avaliação do seu ambiente de impressão e entender onde estão os custos que hoje podem estar passando despercebidos.

    Conteúdo produzido em parceria comercial com a ORIM INFORMÁTICA.