Colaboradores esperando, documentos que deixam de ser produzidos, chamados para a equipe de TI, compras emergenciais de suprimentos e processos que precisam ser transferidos para outros equipamentos são exemplos de impactos que nem sempre aparecem nas planilhas.
É justamente nesse cenário que o outsourcing de impressão ganha importância: a discussão deixa de ser apenas sobre impressoras e passa a envolver disponibilidade, produtividade e continuidade operacional.
O custo da impressão não está apenas no papel e no toner
Para compreender quanto uma empresa realmente gasta com impressão, é necessário olhar além do preço do equipamento.
Uma infraestrutura própria pode envolver diferentes componentes de custo:
- aquisição e renovação das impressoras;
- toners e demais suprimentos;
- peças de reposição;
- manutenção preventiva e corretiva;
- atendimento técnico;
- tempo da equipe interna administrando problemas;
- estoque de suprimentos;
- equipamentos subutilizados;
- interrupções provocadas por falhas.
Quando esses elementos são analisados separadamente, pode ser difícil perceber o custo total da operação.
Por isso, uma gestão profissional do ambiente de impressão começa com uma pergunta diferente: quanto custa manter o serviço funcionando adequadamente?
Uma impressora parada também consome horas de trabalho
Imagine um departamento que depende diariamente de impressão e digitalização.
Quando o equipamento apresenta uma falha, alguém precisa identificar o problema. Outro colaborador pode precisar procurar um equipamento alternativo. A equipe de TI talvez seja acionada. Dependendo da situação, será necessário solicitar assistência técnica ou comprar um suprimento emergencialmente.
Individualmente, essas atividades parecem pequenas.
Somadas ao longo de meses e multiplicadas por vários equipamentos, entretanto, podem representar uma quantidade significativa de tempo dedicado a uma atividade que não faz parte do negócio principal da organização.
O problema do estoque de toner
Outro desafio comum está na administração dos suprimentos.
Comprar toner somente quando ele termina pode gerar urgência. Comprar em excesso, por outro lado, significa manter recursos financeiros imobilizados em estoque.
A situação pode ficar ainda mais complexa quando a empresa possui impressoras de diferentes fabricantes e modelos, cada uma utilizando consumíveis específicos.
Uma estrutura organizada de outsourcing de impressão pode simplificar essa administração ao incorporar o gerenciamento dos suprimentos à prestação do serviço, conforme as condições estabelecidas no projeto contratado.
Padronizar o parque de impressão pode simplificar a operação
É comum encontrar empresas que foram adquirindo impressoras ao longo dos anos conforme novas necessidades apareciam.
O resultado pode ser um ambiente formado por diversos modelos, tecnologias e capacidades diferentes.
Essa diversidade pode aumentar a complexidade da manutenção, dos drivers, dos suprimentos e do suporte aos usuários.
Um projeto de outsourcing permite analisar o parque de forma mais ampla e avaliar onde existe oportunidade de padronização e melhor dimensionamento dos equipamentos.
Nem sempre uma impressora nova é a resposta
Um erro comum é acreditar que modernizar o ambiente significa simplesmente substituir todas as impressoras por equipamentos mais novos.
Antes disso, é importante compreender como cada equipamento é utilizado.
Uma área pode precisar de alta velocidade e grande capacidade mensal. Outra pode imprimir pouco, mas depender intensamente de digitalização. Determinados departamentos podem necessitar de impressão colorida, enquanto outros trabalham quase exclusivamente com documentos monocromáticos.
Por isso, dimensionamento adequado é mais importante do que simplesmente escolher o equipamento mais potente.
Monitoramento transforma dados em decisões
A gestão moderna do ambiente de impressão também pode utilizar informações operacionais para melhorar decisões.
Dependendo da solução implantada, é possível acompanhar indicadores relacionados ao uso dos equipamentos e identificar comportamentos que merecem atenção.
Essas informações podem ajudar a responder questões importantes:
- quais equipamentos apresentam maior utilização?
- existem impressoras subutilizadas?
- como está distribuído o volume de impressão?
- há oportunidade de reorganizar o parque?
- quais equipamentos exigem maior atenção operacional?
Quando existem informações confiáveis, a gestão deixa de depender apenas da percepção dos usuários.
Do modelo reativo para o modelo preventivo
No modelo tradicional, muitas empresas percebem a existência de um problema somente quando alguém informa que a impressora deixou de funcionar.
Esse é um modelo essencialmente reativo.
Uma gestão estruturada procura trabalhar de maneira diferente, combinando manutenção, acompanhamento do ambiente e planejamento.
O objetivo é reduzir situações inesperadas e aumentar a disponibilidade dos recursos utilizados diariamente pelos colaboradores.
Outsourcing permite que a empresa concentre esforços no próprio negócio
Uma das principais ideias por trás da terceirização de serviços tecnológicos é bastante simples: atividades especializadas podem ser administradas por quem possui estrutura e conhecimento específicos para executá-las.
A equipe interna continua utilizando os recursos de impressão, mas deixa de assumir sozinha toda a complexidade necessária para mantê-los funcionando.
Isso permite direcionar tempo e pessoas para atividades mais diretamente relacionadas aos objetivos da organização.
Quando avaliar um projeto de outsourcing de impressão?
Alguns sinais indicam que uma empresa pode se beneficiar de uma avaliação mais detalhada de seu ambiente:
- impressoras apresentam falhas com frequência;
- a empresa não conhece seu custo real de impressão;
- há muitos modelos diferentes de equipamentos;
- o controle de toner é feito manualmente;
- a equipe de TI recebe chamados frequentes relacionados às impressoras;
- existem equipamentos ociosos enquanto outros trabalham intensamente;
- há dificuldade para planejar manutenção e renovação do parque.
A presença desses fatores não significa automaticamente que todos os equipamentos devam ser substituídos. Significa que pode existir uma oportunidade para avaliar tecnicamente o ambiente e buscar uma estrutura mais eficiente.
ORIM INFORMÁTICA: outsourcing de impressão com gestão especializada
A ORIM INFORMÁTICA trabalha com soluções de outsourcing de impressão voltadas às necessidades do ambiente corporativo.
Mais do que disponibilizar equipamentos, um projeto de outsourcing deve considerar características como volume de utilização, necessidades dos departamentos, manutenção, suprimentos e gerenciamento do parque.
A proposta é transformar um conjunto de impressoras isoladas em uma infraestrutura de impressão administrada de maneira mais organizada.
Antes de comprar a próxima impressora, faça outra pergunta
Quando um equipamento começa a apresentar problemas, a reação natural pode ser pesquisar imediatamente quanto custa uma impressora nova.
Mas existe uma pergunta anterior que pode ser mais importante:
quanto a empresa está gastando para manter todo o seu ambiente de impressão funcionando?
Ao considerar equipamentos, suprimentos, manutenção, suporte e principalmente o tempo perdido com indisponibilidade, a comparação entre comprar impressoras e contratar um serviço especializado se torna muito mais completa.
É justamente essa visão global que torna o outsourcing de impressão uma alternativa que merece ser analisada pelas empresas.
ORIM INFORMÁTICA
Outsourcing de impressão para empresas que buscam eficiência, disponibilidade e gestão profissional do seu parque de equipamentos.
Antes de investir na próxima impressora, considere realizar uma avaliação do seu ambiente de impressão e entender onde estão os custos que hoje podem estar passando despercebidos.
Conteúdo produzido em parceria comercial com a ORIM INFORMÁTICA.
