A resposta parece simples, mas muitas organizações conhecem apenas uma parte desse valor. Papel e toner são os custos mais visíveis, porém manter um parque de impressão envolve equipamentos, manutenção, peças, suporte técnico, estoque de suprimentos e até o tempo dos colaboradores dedicado à solução de problemas.
Por isso, uma empresa pode estar gastando mais do que deveria com impressão sem perceber.
Identificar alguns sinais do dia a dia ajuda a descobrir quando o ambiente precisa ser revisto — e quando o outsourcing de impressão pode representar uma alternativa mais eficiente.
1. Ninguém sabe exatamente quanto custa imprimir
Esse é provavelmente o primeiro sinal de alerta.
Se a empresa consegue informar quanto gasta comprando toner, mas não consegue calcular o custo total de sua operação de impressão, existe uma visão incompleta do ambiente.
Além dos consumíveis, é importante considerar manutenção, peças, aquisição e renovação dos equipamentos, suporte técnico e outros recursos necessários para manter as impressoras disponíveis.
O que não é medido dificilmente pode ser gerenciado.
2. O toner sempre termina na pior hora
A cena é bastante conhecida: um departamento precisa imprimir um documento importante e descobre que o toner acabou.
Começa então uma corrida para encontrar outro cartucho, verificar o estoque ou realizar uma compra emergencial.
O problema oposto também acontece.
Na tentativa de evitar a falta de suprimentos, algumas empresas mantêm grandes quantidades de cartuchos armazenados. Isso pode significar dinheiro parado em estoque e consumíveis adquiridos para equipamentos que futuramente podem ser substituídos.
Uma gestão estruturada procura equilibrar disponibilidade e necessidade real de consumo.
3. Existem muitas marcas e modelos de impressoras
Com o passar dos anos, é comum que novos equipamentos sejam comprados conforme surgem necessidades.
Uma impressora é adquirida para o financeiro. Outra para o administrativo. Depois surge uma multifuncional para outro departamento.
Quando não existe planejamento centralizado, o resultado pode ser um parque formado por diferentes marcas e modelos.
Isso tende a aumentar a quantidade de suprimentos, drivers, peças e procedimentos de manutenção que precisam ser administrados.
Padronizar onde for tecnicamente adequado pode simplificar significativamente a operação.
4. A equipe de TI virou suporte de impressora
A impressora não conecta. O computador não encontra o equipamento. A fila de impressão travou. O scanner deixou de funcionar.
E quem é chamado?
Frequentemente, a equipe de Tecnologia da Informação.
É natural que a TI participe da infraestrutura tecnológica da organização, mas existe uma diferença entre administrar estrategicamente tecnologia e gastar uma parcela significativa do tempo resolvendo problemas recorrentes de impressão.
Cada hora dedicada a uma falha operacional é uma hora que deixa de ser aplicada em segurança, infraestrutura, inovação, automação e outros projetos relevantes para o negócio.
5. Algumas impressoras trabalham demais e outras quase não são utilizadas
Ter muitos equipamentos não significa necessariamente possuir um ambiente eficiente.
Em determinadas empresas, uma impressora pode trabalhar intensamente enquanto outra, localizada poucos metros adiante, permanece praticamente ociosa.
Sem informações sobre utilização, essas situações podem permanecer invisíveis durante anos.
A análise do volume de impressão ajuda a identificar se os equipamentos estão corretamente distribuídos e dimensionados.
Em alguns casos, reorganizar o parque pode ser mais importante do que simplesmente adicionar novas impressoras.
6. A manutenção acontece somente depois que algo quebra
Esperar uma impressora parar para então procurar assistência técnica é uma estratégia essencialmente reativa.
O problema é que a falha raramente acontece em um momento conveniente.
Quando um equipamento crítico fica indisponível, atividades podem ser transferidas para outras impressoras, filas podem aumentar e colaboradores podem perder tempo procurando alternativas.
Uma gestão mais estruturada procura reduzir essa dependência do modelo de emergência, incorporando manutenção e acompanhamento do ambiente à rotina operacional.
7. A empresa compra uma nova impressora sempre que surge um problema
Substituir um equipamento antigo pode ser necessário. Mas comprar uma impressora nova sempre que existe aumento de demanda ou dificuldade operacional pode criar outro problema no futuro.
Antes de adquirir um novo equipamento, vale responder algumas perguntas:
- Qual é o volume real de impressão desse departamento?
- Os equipamentos existentes estão sendo bem utilizados?
- É necessário imprimir em cores?
- Qual velocidade realmente é necessária?
- O setor utiliza digitalização com frequência?
- Existe outro equipamento próximo com capacidade disponível?
A decisão passa a ser baseada em necessidade operacional, e não apenas na percepção de que “está faltando uma impressora”.
O custo invisível: tempo dos colaboradores
Existe ainda um componente frequentemente esquecido nas análises financeiras: o tempo das pessoas.
Considere quantos minutos são gastos procurando toner, abrindo chamados, reiniciando equipamentos, transferindo documentos para outra impressora ou esperando atendimento técnico.
Agora multiplique esse tempo pelo número de colaboradores, equipamentos e ocorrências ao longo de um ano.
Mesmo quando esse custo não aparece em uma nota fiscal específica, ele existe.
Outsourcing de impressão muda a lógica da gestão
O outsourcing de impressão não deve ser entendido simplesmente como aluguel de impressoras.
Quando corretamente estruturado, trata-se de uma abordagem para administrar o ambiente de impressão como um serviço.
Dependendo da solução contratada, o projeto pode contemplar equipamentos, suprimentos, manutenção, suporte e acompanhamento da utilização.
O objetivo é proporcionar maior previsibilidade e permitir que a organização concentre esforços em suas próprias atividades.
Antes de reduzir custos, é preciso conhecer o ambiente
Não existe uma configuração universal que funcione para todas as empresas.
Um escritório com baixo volume possui necessidades diferentes de uma organização que produz milhares de documentos diariamente.
Por isso, um projeto responsável começa pelo diagnóstico.
Quantidade de equipamentos, localização, volume produzido, características dos documentos, necessidade de impressão colorida, digitalização e criticidade de cada departamento são fatores que ajudam a determinar uma estrutura adequada.
ORIM INFORMÁTICA: transforme impressão em gestão
A ORIM INFORMÁTICA atua com soluções de outsourcing de impressão para organizações que desejam administrar seu parque de equipamentos de maneira mais eficiente.
A proposta é olhar além da impressora isoladamente e compreender as necessidades do ambiente, permitindo avaliar equipamentos, utilização, manutenção e suprimentos dentro de uma estratégia de gestão.
Para empresas que ainda administram cada impressora individualmente, essa mudança de perspectiva pode revelar custos e oportunidades que antes permaneciam escondidos.
Faça um teste rápido na sua empresa
Responda SIM ou NÃO às perguntas abaixo:
- Você sabe quanto sua empresa realmente gasta com impressão por mês?
- Existe controle sobre o volume produzido pelos equipamentos?
- Os suprimentos são administrados de forma planejada?
- Você sabe quais impressoras são mais e menos utilizadas?
- Existe uma estratégia definida para manutenção dos equipamentos?
- A equipe de TI raramente precisa solucionar problemas de impressão?
- A compra de novas impressoras é precedida por uma análise de necessidade?
Se várias respostas forem “NÃO”, talvez o principal problema não esteja nas impressoras.
Pode estar na ausência de uma gestão estruturada do ambiente de impressão.
ORIM INFORMÁTICA
Outsourcing de impressão para transformar equipamentos, suprimentos e manutenção em uma operação mais organizada e eficiente.
Antes de comprar a próxima impressora, vale conhecer melhor o parque que sua empresa já possui e descobrir onde podem estar os custos invisíveis.
Conteúdo produzido em parceria comercial com a ORIM INFORMÁTICA.
