Durante muito tempo, as impressoras foram consideradas equipamentos utilizados apenas para transferir informações do computador para o papel.

Hoje, essa definição já não representa todas as possibilidades disponíveis no ambiente corporativo.

Multifuncionais modernas podem digitalizar documentos, integrar-se a sistemas empresariais, permitir autenticação de usuários e participar de processos automatizados.

Ao mesmo tempo, tecnologias como inteligência artificial, reconhecimento óptico de caracteres e análise de dados ampliam as possibilidades de organização documental.

Essa evolução traz uma questão importante: como as empresas podem utilizar essas tecnologias para melhorar a produtividade sem aumentar desnecessariamente a complexidade operacional?

1. A impressora deixou de ser apenas uma impressora

Uma multifuncional corporativa pode reunir impressão, digitalização, cópia, conectividade e recursos de gerenciamento em um único equipamento.

Dependendo do modelo, também pode oferecer integração com serviços de armazenamento, sistemas de autenticação e ferramentas de administração remota.

Isso permite que o equipamento participe de diferentes etapas dos processos empresariais.

Um documento recebido em papel, por exemplo, pode ser digitalizado e encaminhado a uma pasta corporativa, iniciando um fluxo eletrônico de trabalho.

2. Digitalização inteligente e reconhecimento de documentos

Uma das tecnologias mais relevantes para a gestão documental é o OCR — Reconhecimento Óptico de Caracteres.

O OCR permite identificar caracteres em imagens digitalizadas, possibilitando transformar parte do conteúdo em texto pesquisável ou editável.

Quando combinado com outras ferramentas, pode ajudar a localizar informações e organizar documentos.

Em soluções mais avançadas, recursos de inteligência artificial podem apoiar a classificação de documentos e a extração de determinados campos.

Entretanto, esses resultados precisam ser validados conforme a criticidade do processo, especialmente quando envolvem informações financeiras, jurídicas ou pessoais.

3. Automação reduz atividades repetitivas

Imagine um departamento que recebe diariamente contratos, formulários e comprovantes.

Em um processo totalmente manual, colaboradores precisam digitalizar documentos, escolher pastas, atribuir nomes aos arquivos e encaminhá-los aos responsáveis.

Com ferramentas adequadas, algumas dessas etapas podem ser automatizadas.

Entre as possibilidades estão:

• Digitalização para pastas previamente configuradas;
• Envio de arquivos para sistemas corporativos;
• Aplicação de padrões de nomenclatura;
• Reconhecimento de texto;
• Classificação assistida de documentos;
• Encaminhamento para fluxos de aprovação.

A disponibilidade dessas funcionalidades depende dos equipamentos, softwares e integrações utilizados.

4. Monitoramento remoto ajuda na gestão do parque

Outra evolução importante está no acompanhamento dos equipamentos.

Ferramentas de monitoramento podem permitir que responsáveis técnicos acompanhem informações operacionais, como volumes produzidos, situação dos equipamentos e níveis de determinados suprimentos.

Esses dados ajudam a identificar padrões de utilização e planejar intervenções.

Em vez de depender exclusivamente de chamados abertos pelos usuários, a gestão pode contar com informações adicionais para orientar decisões.

5. Inteligência artificial pode apoiar a manutenção

Em determinados ambientes tecnológicos, sistemas analíticos podem identificar comportamentos incomuns e apoiar a avaliação de possíveis falhas.

Modelos de análise podem utilizar históricos de utilização, alertas e informações de funcionamento para auxiliar o planejamento da manutenção.

É importante distinguir esse tipo de recurso de um simples sistema de monitoramento.

Nem toda solução de monitoramento utiliza inteligência artificial, e nem toda impressora conectada oferece manutenção preditiva.

Por isso, antes de contratar uma tecnologia, é fundamental verificar quais funcionalidades realmente estão disponíveis.

6. Impressão segura e autenticação de usuários

A transformação digital também exige atenção à segurança.

Impressoras conectadas à rede corporativa devem integrar as políticas de proteção da informação.

Alguns equipamentos e sistemas oferecem recursos como autenticação, liberação controlada de documentos e restrições administrativas.

Essas funcionalidades podem ajudar a reduzir a exposição de documentos e melhorar o controle de utilização.

A adoção deve considerar as necessidades da empresa, a proteção de dados pessoais e as orientações de segurança aplicáveis.

7. Dados de impressão ajudam a tomar decisões

Uma gestão eficiente precisa compreender como os recursos são utilizados.

Informações sobre volume mensal, utilização por equipamento e distribuição da demanda podem apoiar decisões sobre dimensionamento e organização do parque.

Por exemplo, um equipamento pode apresentar utilização muito superior à dos demais, enquanto outro permanece praticamente ocioso.

Sem acompanhamento, essa situação pode permanecer despercebida.

Com dados confiáveis, torna-se possível avaliar alternativas antes de adquirir novos equipamentos.

8. Qual é o papel do outsourcing de impressão nessa transformação?

O outsourcing de impressão permite que empresas avaliem um modelo de gestão especializada para sua infraestrutura de impressão.

Dependendo do contrato, a solução pode contemplar equipamentos, suprimentos, manutenção, suporte e acompanhamento operacional.

Esse modelo pode facilitar o planejamento tecnológico e reduzir a necessidade de administrar individualmente diversos componentes do ambiente.

Entretanto, recursos avançados de automação, inteligência artificial e integração documental devem ser avaliados separadamente, pois não estão necessariamente incluídos em todos os contratos de outsourcing.

Como preparar sua empresa para a impressão inteligente?

ORIM INFORMÁTICA: tecnologia e gestão para a impressão corporativa

A ORIM INFORMÁTICA atua no segmento de outsourcing de impressão, oferecendo soluções para organizações que desejam administrar seus equipamentos de maneira mais estruturada.

Em um ambiente empresarial cada vez mais conectado, a escolha dos equipamentos e a organização do parque de impressão devem considerar produtividade, manutenção, disponibilidade e necessidades operacionais.

Uma avaliação especializada pode ajudar a identificar a infraestrutura adequada para diferentes departamentos e apoiar o planejamento de modernização.

As funcionalidades específicas de digitalização, automação e integração devem ser verificadas conforme os equipamentos e serviços disponíveis em cada projeto.

Conclusão: o futuro não é imprimir mais, mas trabalhar de maneira mais inteligente

A evolução da impressão corporativa não significa necessariamente aumentar a quantidade de páginas produzidas.

O verdadeiro avanço está na capacidade de integrar equipamentos, informações e processos de maneira eficiente.

Automação, digitalização, monitoramento e inteligência artificial podem contribuir para essa transformação quando aplicados de forma adequada.

O escritório inteligente não é aquele que possui mais tecnologia, mas aquele que utiliza a tecnologia certa para trabalhar melhor.